建立項目監理機構的步驟

監理單位在組建項目監理機構時，一般按以下步驟進行：

1.確定項目監理機構目標

建設工程監理目標是項目監理機構建立的前提，項目監理機構建立應根據委托監理合同中確定的監理目標，制定總目標并明確劃分監理機構的分解目標。

2.確定監理工作內容

根據監理目標和委托監理合同中規定的監理任務，明確列出監理工作內容，并進行分類歸并及組合。監理工作的歸并及組合應便于監理目標控制，并綜合考慮監理工程的組織管理模式、工程結構特點、合同工期要求、工程復雜程度、工程管理及技術特點；還應考慮監理單位自身組織管理水平、監理人員數量、技術業務特點等。

如果建設工程進行實施階段全過程監理，監理工作劃分可按設計階段和施工階段分別歸并和組合。

3.項目監理機構的組織結構設計

（1）選擇組織結構形式

由于建設工程規模、性質、建設階段等的不同，設計項目監理機構的組織結構時應選擇適宜的組織結構形式以適應監理工作的需要。組織結構形式選擇的基本原則是：有利于工程合同管理，有利于監理目標控制，有利于決策指揮，有利于信息溝通。

（2）合理確定管理層次與管理跨度

項目監理機構中一般應有三個層次：

①決策層。由總監理工程師和其他助手組成，主要根據建設工程委托監理合同的要求和監理活動內容進行科學化、程序化決策與管理；

②中間控制層(協調層和執行層)。由各專業監理工程師組成，具體負責監理規劃的落實，監理目標控制及合同實施的管理；

③作業層(操作層)。主要由監理員、檢查員等組成，具體負責監理活動的操作實施。項目監理機構中管理跨度的確定應考慮監理人員的素質、管理活動的復雜性和相似性、監理業務的標準化程度、各項規章制度的建立健全情況、建設工程的集中或分散情況等，按監理工作實際需要確定。

建設工程文件檔案資料的管理

1.建設工程文件的組成--工程準備階段文件、監理文件、施工文件、竣工圖、竣工驗收文件等。

2.建設工程文件檔案的歸檔范圍。

3.建設工程檔案資料管理職責--重點是監理單位和建設單位的職責。要分清各不同單位的不同職責。

4.建設工程文件檔案資料管理的內容。包括文檔的：①收文與登記；②傳閱與登記；③發放與登記；④分類存放；⑤歸檔；⑥借閱、更改與作廢。

5.對歸檔文件的質量要求、檔案的驗收與移交。

6.施工階段監理資料的內容與管理--分清哪些是屬于監理資料的。

資料內容的歸類

①合同(施工、監理)文件；

②勘設文件；

③監理計劃（規劃、細則）、報審文件（分包資格、施工組織設計、報驗申請、工程進度計劃開復工報審表等）；

④紀要及信函（設計交底與圖紙會審、會議紀要、來往信函等）；

⑤檢查驗收資料（測量核驗、材料設備等的質量證明文件、檢查試驗資料）；

⑥簽署文件（工程變更、隱蔽工程驗收、工程計量及支付證書、分部工程及單位工程驗收資料、竣工結算審核意見書、施工質量評估報告、質量事故處理報告等）；

⑦指令及通知等（暫停及復工令、監理工程師 通知、監理工作聯系單）；

⑧其他（監理日記、月報、索賠文件資料、監理工作總結等）。