4.2.4 會議紀要

會議紀要是指企業或組織召開會議之后，用于記載和傳達會議情況和議定事項的一種公文。會議紀要的內容，可包括會議的進程、對會議討論和決定的事項進行有目的的整理取舍之后歸納的要點等。

會議紀要的作用，是傳達交流和呈報，即傳達會議精神以指導下級工作，與同級交流信息以協調彼此工作；呈報上級，讓上級了解有關情況。

1.會議紀要的特點

會議紀要的主要特點是紀要性。會議紀要并不等于會議記錄，并不需要將會議的全部內容都寫進去，而是根據需要有選擇地將會議的議定事項和主要精神寫進去，也就是說，它所寫的，僅僅是要點而已。

常見的有辦公會議紀要、工作會議紀要和座談會議紀要3種。

　　2.會議紀要的格式

會議紀要相對報告、請示之類的公文，其文體格式要靈活些。根據會議層次和內容的不同，它可以有主送對象，也可以沒有；可以有發文字號，也可以沒有；可以有文頭，也可以沒有。也可以說，除標題、正文和落款之外的其他部分，會議紀要都是或有或無的。

（1）標題

會議紀要的標題通常有兩種。一種是主辦單位加會議名稱加文種；另一種是會議名稱加文種，如《關于XX地區放裝寬帶現場辦公會紀要》等。

（2）正文

會議紀要的正文，一般包括開頭、主體和結尾3個部分。開頭部分要求以簡潔的文字，扼要地將會議的概況說清楚，比如會議進行的時間、地點、主持人、參加人、主要議題，召開會議的目的、原因、根據以及會議的進程等。

正文的主體部分應寫明會議議定的事項及主要精神，討論發言的要點或比較一致的意見等。寫法大致有三種。一是綜合式，即將會議中的討論內容、議定事項等加以綜合，用概述的方法將會議的主要精神表達出來。一些小型會議比較適宜用這種方法。二是分項式，一些中型或較為大型的會議，其議題較多，內容含量大，可根據其內容的不同性質分項或分列小標題來寫。三是發言記錄式。這多用于座談紀要，按在會上發言的順序，將發言者的主要意見反映出來。除發言記錄式一般要寫明發言者姓名外，分項式和綜合式的紀要的每段開頭或每個問題的開頭，常常冠以“會議認為”、“會議強調”、“與會者一致認為”等習慣語。

結尾部分的有無可視行文的需要而定。有些會議紀要的最后一個事項就是結尾，有的會議在討論主題后，另外提出要求、希望或號召。

（3）落款

寫明會議紀要的作者和成文時間。有些會議紀要因為標題上有主辦單位，因此文后的作者可以略去不寫；成文時間可放在文末，也可以放在標題之下。

　　3.寫作要求

（1）內容要真實

會議紀要要客觀地忠實地反映與會者的意見，反映人物觀點的語言要盡量使用原話，不允許杜撰或想當然。

　　（2）重點要突出

會議紀要不能不分主次地將會議中的所有內容都寫進去，而要對會議的各種材料進行深入的綜合分析、歸納概括；使之成為真正的“紀要”而不是“記錄”。這里，圍繞中心的選擇取舍是非常重要的。

（3）條理要清楚

寫紀要一定要注意材料間的邏輯聯系，分清主次、前后，分層分條，避免雜亂無章。

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